自分の考えていることを分かりやすくする、伝えるためには・・・!?

仕事をする中で、誰かに説明をする機会って、ありますよね。その時、自分の言っていることが、相手に、きちんと伝わっているということは多いほうですか?それとも、何を言っているのか分からないと言われることが多いですか?

 

もし、あなたが、

「何を言っているのか、よく分からない。」と言われることが多いとしたら・・・。

 

もしあなたが、

「説明が分かりにくい。ちゃんと分かるように説明して・・・」と言われることが多いとしたら・・・。

 

あなたは、自分の伝えたいことを理解していないのかもしれません。

 

先日、こんなことがありました。同僚、仮にAさんとしましょう。Aさんがある施策の説明を上長にしていました。Aさんの頭の中では、本人は理解しているつもり。しかし、上長からしたら、何を、どんな流れで進めていき、最終的にどうなっていくのかが分かりにくく、何度も説明を求めていました。

 

Aさんからしたら、伝えているつもりであっても、結果として、上長に伝わらなければ、伝わっていないのと一緒です。

 

きちんと説明が出来ない。説明する要素、順番、そして説明の仕方もあると思います。それに加えて、説明する本人が、本当に理解できているのか?もし、そうであれば、相手には伝わるわけはありません。伝える側は、頭の中で理解しているつもりレベル・・・。

 

そんな時に、1つの方法として、きちんと理解できているか否かを把握することができます。それは、図解化やフローなどを書くことです。どんな手順、順番で進んでいくのか、そして何をするのかを、視覚化できれば、きちんと理解が出来ています。そして、図解やフローをもとに、説明していけば、相手にも伝わりやすくなるでしょう。

 

口頭だけであれば、自分と相手の頭の中で共通イメージを思い浮かべていれば大丈夫なのですが・・・。伝わらない原因の1つとして、同じものをイメージできないからではないかと思われます。

 

そうであれば、図解やフローのように視覚化されたものを提示しながら、説明したら、お互いに共通のものをベースに話す、聞くができますよね。ですよね・・・。

 

そうしたら、相手にも伝わりやすくなると思うのです。図解やフローを見た時に、話す側の理解度合いも分かりますよね。きちんと分かっていないと、図解やフローに落とし込めないためでもあります。

 

あくまで1つの方法にすぎませんが・・・。図解やフローは視覚化できるので、良いかもしれませんよ!自分が理解していないと、そもそも書けませんから・・・(汗)

 

全ての場面で、図解やフローが必要かというと、そうでないかもしれません。使えそうな時には、使ってみると良いですよ。

 

それではまた。